Behåll din mailhistorik

När ett nytt Gmail-konto satts upp kan det vara bra föra över historik från tidigare mailadresser. Ett alternativ för Outlook-användare är Google Apps Migration for Microsoft Outlooksom importerar mail och kontakter. Om mer kontroll behövs över migreringen kan ett annat alternativ vara på sin plats.

Om de tidigare mailen ligger i en klient som kan använda IMAP (t ex Outlook och Outlook Express) går det att koppla sig till Gmail-kontot via IMAP. Tidigare mail och Gmail visas samtidigt i klienten, oftast genom någon typ av mappstruktur. Se instruktioner för att konfigurera olika mailklienter mot Gmail. Glöm inte att aktivera IMAP i Gmail.

Nu går det bra att markera gamla mail och välja att kopiera eller flytta dem till motsvarande Gmail-mapp. Markera några och pröva att högerklicka på dem för att få upp val för att kopiera/flytta. Börja med några få mail och öka på antalet för att få känsla för tidsåtgången. Det kan ta tid att flytta och det är lätt tro att klienten har låst sig under arbetet.

Fördelen med denna metod är att det går att välja exakt vad som ska överföras till Gmail. Antag också att privata mail finns i  jobbets mailklient - anslut Gmail via IMAP och välj vad som ska föras över även där.

Ursprungliga tidsstämplar behålls med denna metod. För de som sorterat mail i foldrar går det bra att skapa etiketter med samma namn som foldrarna via webbklienten för Gmail. Leta sedan upp funktionen för att uppdatera mappstrukturen för IMAP/Gmail, då kommer etiketterna att dyka upp som mappar.

Gmail - samla allt på ett ställe

Förutom den primära adressen för Gmail kan du hantera adresser från andra mailkonton och operatörer. Det här inlägget förutsätter att du har skaffat och bekantat dig med ett Gmail-konto antingen via Google Apps enligt tidigare inlägg eller via vanliga Google Accounts (@gmail.com).

Genom funktionen "Skicka e-post som:" går det att hantera flera mailadresser från andra operatörer via Gmail. Här är ett sätt att göra det:

• Vidarebefordra alla mail som kommer till dina andra adresser till din Gmail-adress. Gör detta genom att logga in till den andra operatörens mailfunktion och leta reda upp administratörsfunktionerna. Ibland finns en egen funktion för att vidarebefordra alla mail. Alternativt går det att sätta upp ett filter, t ex genom att vidarebefordra alla mail där avsändaren har '@' i mailnamnet. Välj också om en kopia ska sparas när mail vidarebefordras - praktiskt att starta med för att se att allt fungerar bra.

Exempel på vidarebefordran hos annan operatör

Exempel på filter för vidarebefordran hos annan operatör

• Logga in i Gmail, gå på Inställningar, flik Konton, avsnitt "Skicka e-post som:".Lägg in adressen du vill hantera. Välj sedan att skicka mail via Googles mailservrar eller andra operatören, skillnaderna framgår av instruktionerna. Ett bekräftelsemail skickas till adressen du vill hantera, det dyker upp i Gmail pga den vidarebefordran som satts upp tidigare. Svara OK enligt bekräftelsemailet.

Konfiguration i Gmail av "Skicka e-post som:"

Nu går det att välja Från-adress när du skriver ett mail. Via Inställningar, Konton går det också att välja om Från-adressen alltid ska komma från den standardadress som valts i Gmail eller från samma adress som mailet skickades till.

Standardadress när mail besvaras

Klart! Testa nu att allt fungerar. 

Mer detaljerad information::

• Vissa operatörer tillåter inte vidarebefordran av mail utanför egna domänen. I så fall kan POP3 vara ett alternativ, dvs Gmail hämtar mail hos den andra operatören enligt samma princip som lokalt installerade mailklienter, t ex Outlook. Se instruktioner här.
• Avsändarens adress har en speciell konfiguration när mail skickas via Googles servrar för att minimera risken att mailet hanteras som spam. Adressen ser i regel  normal ut för mottagaren men vissa mailklienter, framför allt Outlook, kommer att visa Från-adressen som "me@mine.com on behalf of me@other.com". Skicka mail via din andra e-postleverantörs SMTP-servrar för att undvika detta - och testa resultatet så det fungerar som tänkt.
• Om lösenordet hos den andra e-postleverantören uppdateras så måste det också samtidigt uppdateras i SMTP-konfigurationen i Gmail. Annars kan Gmail inte sända mail med den alternativa adressen som avsändare. Sannolikt visas inget felmeddelande vilket gör det svårt att upptäcka.

Nedan finns en bild som visar olika konfigurationer. Adressen me@other.com tillhör en annan leverantör för e-post men hanteras av Gmail. Alternativen visar hur mail sänds 1) via mailserver hos annan leverantör och 2) via Googles mailservrar.

En jämförelse visar normalfallet, dvs hur ett mail med avsändare me@mine.com  kommer att visas hos mottagaren. Domänen mine.com i exemplet hanteras av Google Apps.

Skaffa domännamn och koppla till Google Apps

Här beskrivs hur ett eget domännamn bokas och kopplas till Google Apps. Då kan ett antal användare läggas upp på domänen där alla har tillgång till tjänster som mail, kalender, kontakter, Picasa (fotoalbum på webben), bloggar etc.

Skaffa ett eget domännamn via en återförsäljare (registrar), de hittas via iis.se som ansvarar för svenska toppdomänen. Exemplet nedan är från loopia.se. Att hitta ett ledigt namn kan ibland vara en utmaning, pröva olika varianter tills ett bra ledigt namn dyker upp.

Välj sedan att endast betala för domännamnet, Google Apps kommer att stå för de övriga funktionerna.

Fyll i ägaruppgifter och kontrollera villkor. Efter att domännamnet är betalt kommer inloggningsuppgifterna via mail. De kommer vi att behöva lite längre fram.

Nu är det dags att lägga upp ett konto för Google Apps. Gå till registreringssidan, se till att det är gratisversionen du väljer. Välj funktionen Kom igång och ange ditt befintliga domännamn.

Fyll i registreringsuppgifterna och användarnamn. När registreringen är klar loggar du in med det nyskapade användarnamnet.

Gå till meny Tjänsteinställningar, E-post och välj Anvisningar för att aktivera e-post längre ned på sidan. Välj Ändra MX-poster, där framgår hur MX-poster ska sättas upp hos domänvärden.

Logga in på Loopia och gå till Domän och webb, Domäninställningar, flik DNS-editor. MX-poster ska läggas upp enligt instruktionen i Google Apps, se exempel nedan.

Så här läggs första posten in.

När alla poster är inlagda är det dags gå över till Google Apps och välja Jag har slutfört dessa steg. Gå tillbaka till Instrumentpanelen och kontrollera status för E-post längre ned på sidan, där syns följande meddelande:

Det brukar ta betydligt kortare tid än så. Efter det kommer ett meddelande om att Google-servrar uppdateras och efter någon timme är allt klart.

Skapa de användare du behöver via Organisation och användare. Det kan vara praktiskt att ha en separat admin-användare. Via fliken Tjänster går det att styra vilka Google-tjänster användarna ska ha tillgång till, vid hösten 2010 drygt 60 stycken.

Vackert - nu är grunden lagd!

Målet med bloggen

Via den här bloggen vill jag att dela med mig av mina erfarenheter hur olika verktyg som mail, kalender, kontakter etc kan användas i för att underlätta vardagen. Fokus ligger mycket på att sätta upp allt så det blir enkelt att använda, det ska bara finnas där och fungera.


Här är några egenskaper jag strävar efter.

• Informationen ska vara tillgänglig från valfri dator eller mobil
• Installation av programvaror ska inte behövas
• Privat information lagras inte i jobbets datorer och system
• Kostnaden ska vara låg
• Allt ska vara knutet till eget domännamn

Att allt knyts till ett eget domännamn är inte nödvändigt men de flesta beskrivningarna kommer att bygga på det. Det ger ett visst mått av oberoende eftersom operatörens namn inte finns med i de egna mailadresserna, webadresserna etc. Om tjänsterna flyttas till annan operatör så behöver nya adresser inte förmedlas - det egna domännamnet ger en bra stabilitet över tiden.

Det är främst produkter från Google som kommer att finnas i exemplen, speciellt de som ingår i Google Apps. Informationen lagras inte på hemmaplan utan ligger i något större datacenter - populärt kallat för molnet. 


Google Apps riktar sig i första hand till företag men det finns också i en version för privatpersoner, och vad gäller koordinering och utbyte av information finns vissa likheter mellan ett mindre företag och en familj.

Här är några bra-att-ha-saker:

• Dator förstås - räcker bra med enklare modell(er)
• Mobiltelefon - Androidbaserad, iPhone eller annan modell, helst med Exchange-synkning via ActiveSync
• En bra idé till ett domännamn - kolla t ex via loopia.se vad som är ledigt
• Övertalningsförmåga - få andra att skrota papperskalendern och Outlook är inte alltid lätt
• Nyfikenhet att utforska nya och roliga funktioner - och tålamod att sätta upp dem

Nog med teori - i kommande inlägg beskrivs hur grunden sätts upp i form av ett eget domännamn som knyts till Google Apps.