torsdag 10 februari 2011

Kalender till alla

Kalenderfunktionen är bra för att hålla reda på vem som gör vad och när. Riktigt bra blir den när man har med kalendern överallt, dvs i mobiltelefonen. Nedan finns en beskrivning på hur flera personer kan dela kalendrar och hur kalendrarna kan visas i en iPhone eller Andriod-telefon.

Bestäm vilka användare som ska dela kalendrar. De kan ha GoogleApps-konton eller vanliga GoogleAccounts-konton (de senare har en mailadress som slutar på @gmail.com). I och med att användarna har ett konto så har de en kalender.


Gå in på varje användares kalender via en webbläsare, välj Inställningar för kalender, flik Kalender och Dela. Ange övriga personer som ska kunna se eller redigera kalendern.


Via kalendern i webbläsaren syns nu de övriga kalendrarna respektive användare fått tillgång till. Nedan får MyCalendar representera den egna kalendern och OtherCalendar en annan persons kalender. (Listor är en inbyggd "kalender" för aktiviteter).



Att konfigurera en Android-telefon så den ser övriga kalendrar är enkelt. Ett Google-konto som nyligen fått tillgång till fler kalendrar förutsätts vara konfigurerat på telefonen (Inställningar - Konton). Öppna kalendern och välj alternativ för kalendern, sedan Inställningar. Under Mina Kalendrar syns de nya kalendrarna som användaren har tillgång till - markera de som ska visas.

På en iPhone krävs lite mer. Börja med att konfigurera kalendern via Inställningar - Epost, kontakter, kalendrar. Där kan antingen ett Gmail-konto sättas upp med kalendern aktiverad, det är enklast om Gmail ska synkas till telefonen. Alternativt kan synkning bara för kalendern sättas upp via CalDAV


Nu är Google-kalendern synkad med kalendern i iPhone - men det går ännu bara att se den egna kalendern. 
Öppna en webbläsare och gå till http://google.com/calendar/iphoneselect. Du får upp en sidan liknande den nedan.


Kryssa i de kalendrar som ska synas i iPhone. Öppna sedan kalendern i iPhone. Nu ska ett val finnas överst till vänster som heter Kalendrar - välj det så ska kalendrarna synas. Ha lite tålamod - det kan dröja någon minut innan de dyker upp. Markera de som ska visas.



Nu har personerna i gruppen tillgång till varandras kalendrar, och de är lätt tillgängliga via webbläsarens eller telefonens kalender. Det finns inget behov att manuellt synka kalendern i telefonen, allt sker automatiskt.

Glöm inte att ange vilken kalender en ny kalenderpost ska hamna i - du kan välja bland alla kalendrar du har redigeringsbehörighet till.