Behåll din mailhistorik

När ett nytt Gmail-konto satts upp kan det vara bra föra över historik från tidigare mailadresser. Ett alternativ för Outlook-användare är Google Apps Migration for Microsoft Outlooksom importerar mail och kontakter. Om mer kontroll behövs över migreringen kan ett annat alternativ vara på sin plats.

Om de tidigare mailen ligger i en klient som kan använda IMAP (t ex Outlook och Outlook Express) går det att koppla sig till Gmail-kontot via IMAP. Tidigare mail och Gmail visas samtidigt i klienten, oftast genom någon typ av mappstruktur. Se instruktioner för att konfigurera olika mailklienter mot Gmail. Glöm inte att aktivera IMAP i Gmail.

Nu går det bra att markera gamla mail och välja att kopiera eller flytta dem till motsvarande Gmail-mapp. Markera några och pröva att högerklicka på dem för att få upp val för att kopiera/flytta. Börja med några få mail och öka på antalet för att få känsla för tidsåtgången. Det kan ta tid att flytta och det är lätt tro att klienten har låst sig under arbetet.

Fördelen med denna metod är att det går att välja exakt vad som ska överföras till Gmail. Antag också att privata mail finns i  jobbets mailklient - anslut Gmail via IMAP och välj vad som ska föras över även där.

Ursprungliga tidsstämplar behålls med denna metod. För de som sorterat mail i foldrar går det bra att skapa etiketter med samma namn som foldrarna via webbklienten för Gmail. Leta sedan upp funktionen för att uppdatera mappstrukturen för IMAP/Gmail, då kommer etiketterna att dyka upp som mappar.

Gmail - samla allt på ett ställe

Förutom den primära adressen för Gmail kan du hantera adresser från andra mailkonton och operatörer. Det här inlägget förutsätter att du har skaffat och bekantat dig med ett Gmail-konto antingen via Google Apps enligt tidigare inlägg eller via vanliga Google Accounts (@gmail.com).

Genom funktionen "Skicka e-post som:" går det att hantera flera mailadresser från andra operatörer via Gmail. Här är ett sätt att göra det:

• Vidarebefordra alla mail som kommer till dina andra adresser till din Gmail-adress. Gör detta genom att logga in till den andra operatörens mailfunktion och leta reda upp administratörsfunktionerna. Ibland finns en egen funktion för att vidarebefordra alla mail. Alternativt går det att sätta upp ett filter, t ex genom att vidarebefordra alla mail där avsändaren har '@' i mailnamnet. Välj också om en kopia ska sparas när mail vidarebefordras - praktiskt att starta med för att se att allt fungerar bra.

Exempel på vidarebefordran hos annan operatör

Exempel på filter för vidarebefordran hos annan operatör

• Logga in i Gmail, gå på Inställningar, flik Konton, avsnitt "Skicka e-post som:".Lägg in adressen du vill hantera. Välj sedan att skicka mail via Googles mailservrar eller andra operatören, skillnaderna framgår av instruktionerna. Ett bekräftelsemail skickas till adressen du vill hantera, det dyker upp i Gmail pga den vidarebefordran som satts upp tidigare. Svara OK enligt bekräftelsemailet.

Konfiguration i Gmail av "Skicka e-post som:"

Nu går det att välja Från-adress när du skriver ett mail. Via Inställningar, Konton går det också att välja om Från-adressen alltid ska komma från den standardadress som valts i Gmail eller från samma adress som mailet skickades till.

Standardadress när mail besvaras

Klart! Testa nu att allt fungerar. 

Mer detaljerad information::

• Vissa operatörer tillåter inte vidarebefordran av mail utanför egna domänen. I så fall kan POP3 vara ett alternativ, dvs Gmail hämtar mail hos den andra operatören enligt samma princip som lokalt installerade mailklienter, t ex Outlook. Se instruktioner här.
• Avsändarens adress har en speciell konfiguration när mail skickas via Googles servrar för att minimera risken att mailet hanteras som spam. Adressen ser i regel  normal ut för mottagaren men vissa mailklienter, framför allt Outlook, kommer att visa Från-adressen som "me@mine.com on behalf of me@other.com". Skicka mail via din andra e-postleverantörs SMTP-servrar för att undvika detta - och testa resultatet så det fungerar som tänkt.
• Om lösenordet hos den andra e-postleverantören uppdateras så måste det också samtidigt uppdateras i SMTP-konfigurationen i Gmail. Annars kan Gmail inte sända mail med den alternativa adressen som avsändare. Sannolikt visas inget felmeddelande vilket gör det svårt att upptäcka.

Nedan finns en bild som visar olika konfigurationer. Adressen me@other.com tillhör en annan leverantör för e-post men hanteras av Gmail. Alternativen visar hur mail sänds 1) via mailserver hos annan leverantör och 2) via Googles mailservrar.

En jämförelse visar normalfallet, dvs hur ett mail med avsändare me@mine.com  kommer att visas hos mottagaren. Domänen mine.com i exemplet hanteras av Google Apps.